昨年、Pマークの継続申請のために、規程類をいくつも編集していて、よくこんな面倒なことこれまでしていたなと、簡単に編集管理できるしくみが作れないかと調べています。今年はISMSにも挑戦したいので、この程度の規程の管理に悪戦苦闘していては話にならないですからね。
必要な機能は以下だと思います。
①ファイルのバージョン管理
②条文の履歴管理
③条文の変更履歴の作成支援
④目次作成
⑤条文の参照（他のファイルの規程も参照）
⑥条文番号付けと参照の連動（他のファイrの規程との連動）
⑦EXCELから指定の条文を参照
（監査用にJIS規格と条文の比較表の作成）
規程や契約書を作成するソフトをざっと検索したら、やっぱりありますね。でも、まあ専用システムを購入するまでコストはかけたくないので、今の最新のワードでどこまでできるのかをチェックしてみました。
③を除いてほぼ、MS WordとSharepoint（One Drive）で出来そうなことはわかりました。
ただ、最も手間のかかる⑤～⑦がWordの機能が昔からあまり進歩していないですね。
第●条を参照する文と別ファイルの条文を条文番号の文字列と位置を相互参照したいのですが、これがそれほど簡単ではありませんでした。
●参照先の条文番号・条文名を参照元の文書に、リンク貼り付けしたら簡単に出来そうなのですが、これがリンクがよく切れます。何が原因か、探ろうとしたのですが結局わからず、これは怖くて使えません。ネットで探しても最近はあまり使われていない機能のようでよくわかりません。これが安定して使えたら一番簡単なのですが、よくわかりません。
参考（うまくいきません）；https://xtech.nikkei.com/it/pc/article/NPC/20060215/229507/
●上記の理由で結局相互参照を使うことになるのですが、この機能は、複数ファイルに跨って相互参照することは出来ません。面倒ですが、アウトライン機能によるグループ文書機能で関係する文書を取り込んで相互参照させることになります。このグループ化は、毎回ファイルを開く毎にサブ文書を開かないとリンクが成立しないので、手数が多いです。相互参照はハイパーリンクも同時に設定できますが、この方法で設定したハイパーリンクは、参照先のファイルを直接リンクして開いて表示することはしてくれません。したがって、あくまでもグループ文書を全部開かないとリンクしません。したがって、ハイパーリンク無しで、相互参照して条文番号条文名を統一し、なおかつその参照条文のファイルを開くためには、相互参照とは別にブックマークによるリンク設定が必要になります。
Wordで勝負するならこの設定をコツコツしていくか、マクロで簡単設定できるしくみを作るしかないですね。最初にこの設定さえしておけば、条文番号がずれたり、条文名が変更になっても規程全体の編集が自動的に行われます。
●このような参照をするときは、ファイルのパスが気になりますが、これは相対位置がずれないようにすれば大丈夫のようです。
まとめると、以下の作業を行うと、⑤～⑦の工程で、条文に変更があったときに条文番号や条文名の統一を気にせずに更新ができるようになります。最初の設定はたいへんですが。
なお、これらのリンク設定はPDFでは反映されないので、Word文書を編集不可にして公開する必要があります。
１）スタイル設定とアウトライン設定で条文番号の定義を行う。
参考 https://www.crie.co.jp/chokotech/detail/20/
２）参照する条文のファイルを表示＞アウトライン＞グループ文書でサブ文書に取り込む。
参考 https://hamachan.info/win7/word/group.html
３）参照する条文にブックマークをつける（名称は条文名がいいと思います）
参考 http://dtp.screen-cre.co.jp/dtp0004/
４）参照元にに、参照先の条文番号を相互参照（ハイパーリンク無し）で挿入し、条文番号の同期が取れるようにする。
参考 http://dtp.screen-cre.co.jp/dtp0005/
５）参照元の相互参照をした条文番号にブックマークによるリンク設定をする。
参考 https://www.wanichan.com/pc/word/2019/01/02.html
６）出来上がった規程を、JISの審査項目に対応させる一覧表（監査用）に、ハイパーリンクを設定する。
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